Um das Thema „Kommunikation“ etwas greifbarer zu machen, haben wir uns im Workshop das Beispiel der APS und NAPS angeschaut. Dazu habt ihr die verschiedenen Stakeholder mit ihre Erwartungen in den Wald vor lauter Bäumen eingeordnet.
Modul 5
„Personalentwicklungsprogramm - PEP“
Herzlich Willkommen im 5. Modul!
In diesem Modul geht es, passend zum Workshop, auch um das Thema „Kommunikation“.
Dazu haben wir uns im Workshop an einem Beispiel angeschaut, welche bisherigen Inhalte aus dem Programm sich zu diesem Thema nutzen lassen und auch ein paar neue Tools besprochen. Wir haben aber auch geschaut: Wer sitzt überhaupt mit am Tisch? Wo treffen wir diese Person oder Gruppe? Wie treffen wir sie?
Auf dieser Grundlage eröffnet sich dann: Wie kann ich mit dieser Person/ Gruppe kommunizieren?
Genau daran knüpfen wir nun an – los geht´s!
Themen des Moduls
- Das Bild aus dem Workshop
- Tools für Verhandlungen
- Wie gehe ich in schwierige Gespräche?
- Umgang mit Widerständen
- Welches Tool nutze ich in welchem Kontext?
Aber bevor wir richtig starten...
Im Workshop haben wir einen kleinen Rückblick auf die bisherigen Inhalte des Programms geworfen und auch einige „neue“ Werkzeuge in Bezug auf das Thema Kommunikation eingeführt.
Doch das war nicht alles! Was in der Zusammenfassung leider untergegangen ist, sind die Themen:
- SMARTe Ziele
- Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun
- Themenzentrierte Interaktion (TZI)
- Führungsstile
- Leadership-Matrix
Insbesondere das Modell von Schulz von Thun ist im Zusammenhang mit dem Thema Kommunikation von großer Bedeutung und in vielen Situationen hilfreich, um „Probleme“ in der Kommunikation besser zu verstehen und auch ansprechbar zu machen. Daher möchten wir es euch an dieser Stelle noch einmal mit auf den Weg geben.
Hier findet ihr noch einmal weitere Informationen zum Kommunikationsquadrat:
Das Beispiel aus dem Workshop
Das Bild wolltet ihr auch auf euer Miro-Board übertragen und die einzelnen Erwartungen (explizit, implizit und versteckt) festhalten.
Die perfekte Ausgangslage, um weiter an den Workshop anzuknüpfen.
Womit? Weiteren Tools zum Thema Kommunikation!
Kommunikation und Verhandlungen
Kommunikation ist in vielen Bereichen von großer Bedeutung und hat Einfluss darauf, wie sich Situationen entwicklen und zu welchen Ergebnissen die beteiligten Personen wie kommen.
Ein Bereich, in dem sich das besonders deutlich zeigt, sind Verhandlungen. Darum machen wir an dieser Stelle einen kurzen Abstecher in diesen Bereich.
Starten wir mit einer Grundlage: Den 5 Prinzipen des Harvard-Konzepts
Viele denken bei Verhandlungen an faule Kompromisse oder aber einen klaren Gewinner und einen eindeutigen Verlierer. Das Anfang der 80er Jahre von Fisher, Ury und Patton an der gleichnamigen Universität entwickelte Harvard Konzept zeigt ein alternatives Konzept.
Das folgende Video erklärt den Grundgedanken sowie die fünf Prinzipien mit Beispielen:
Hier die Prinzipien nochmal auf einen Blick
- Sach- & Beziehungsebene trennen: „Hart in der Sache, weich zum Menschen“
- Interessen & Bedürfnisse fokussieren: Wichtig ist nicht, was du forderst, sondern warum
- Gute Lösungen für beide Seiten finden: Win-Win-Situationen anstreben
- Objektive Kriterien zur Bewertung von Handlungsalternativen definieren
- Kenne deine BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement): Dein Plan B, falls die Verhandlungen scheitern
Übung 1: Das Harvard-Konzept anwenden
Und jetzt bist du dran: Denk an deine nächste Verhandlungssituation, stell deine Stoppuhr auf 10 Minuten und geh die fünf Prinzipien nochmal für dich durch.
Stelle dir folgende Fragen:
- Beziehungsebene: Gibt es eine Vorgeschichte mit der Person? Ist dir die Person sympathisch oder nicht? Hast du Angst vor der Person?
Hier gehören auch Gedanken zu Machtverhältnissen dazu! - Sachebene: Welche Bedürfnisse und Interessen stecken hinter deinen Forderungen?
- Welche Optionen wären im Sinne beider Verhandlungspartner*innen?
Extra-Tipp: Falls du hier Schwierigkeiten hast, kannst du dir auch das Übungsblatt „Strukturierter Perspektivwechsel“ anschauen. - Welche objektiv messbaren Kriterien wären in dieser Situation denkbar?
- Angenommen, die Verhandlungen scheitern: Was ist dein Plan B?
Fertig? Prima!
Starte deine Stoppuhr nochmal neu und versetze dich so gut wie möglich in die Position deines Gegenübers. Wie sehen seine/ihre Antworten aus deiner Sicht aus? Notiere dir dazu ebenfalls Stichpunkte!
MAMA-Prinzip
Klarheit in Kommunikation ist oft hilfreich, um sein Ziel zu erreichen. Um dem Gegenüber seine eigen Position und Vorstellungen jedoch klar kommunizieren zu können, ist ein Bewusstsein darüber die Voraussetzung – genau darum geht es bei dem MAMA-Prinzip.
Das hier vorgestellte Prinzip ist einfach und wirkungsvoll.
Klingt gut? Dann los! Wende das MAMA-Prinzip auf dich und deine Situation an. Nutze dafür auch gerne das Handout.
Auch hier ist der Name ein Akronym – und zwar für:
MAXIMALZIEL
Wenn alles so läuft, wie du es dir vorstellst: Was wäre das ideale Ergebnis für dich? Wichtig: Ambitioniertes Ziel setzen, aber im Bereich des Möglichen bleiben!
MINIMALZIEL
Beim Minimalziel geht es um deine Schmerzgrenze: Was soll in der Verhandlung mindestens für dich rausspringen? Das kannst du für alle Faktoren durchspielen, die dir bei „Alternativen“ eingefallen sind. Was musst du definitiv erreichen, um deine Situation im Extremfall durch die Verhandlung nicht zu verschlechtern?
ALTERNATIVEN
Welche Faktoren können ergänzend in die Verhandlungsmasse aufgenommen werden? Welche Faktoren sind dir wichtig? Stellen? Weiterbildungen? Fördergelder? usw. Beziehe auch solche Faktoren aktiv in deine Überlegungen ein!
AUSSTIEGSKRITERIEN
Unter welchen Umständen möchtest du die Verhandlung beenden? Wichtig: Während der Verhandlung darfst du mit dieser Drohung keinesfalls bluffen – ansonsten wird deine Glaubwürdigkeit eingeschränkt!
Das war unser kurzer Ausflug zum Thema "Verhandlungen".
Einwandbehandlung
Gegensätzlich gerichtete Interessen und unterschiedliche Standpunkte gehören zu Gesprächen dazu. Auf viele Einwände deines Gegenübers kannst du dich gut vorbereiten. Im Vertrieb kennt man dafür verschiedene Methoden:
Eine offene Gegenfrage ist für universell und einfach einzusetzen. Sie hilft, den genauen Hintergrund des Einwandes auszuleuchten. Du hältst den Dialog flüssig, gewinnst Informationen und kannst dir somit Argumente zurechtlegen.
„Was meinen Sie mit „zu teuer“?“
Diese Frage eignet sich, um Vorwände zu erkennen oder Einwände, die du im Moment nicht lösen kannst, zu isolieren und später darauf zurückzukommen.
„Angenommen wir werden uns beim Preis einig. Was sind weitere Punkte, die Ihnen wichtig sind?“
Der Klassiker. Du stimmst der Aussage des Gegenübers zunächst ehrlich zu. Dann greifst du diesen Einwand auf und setzt einen adäquaten Nutzen dagegen.
„Ja das ist eine richtige Investition. Für diese erhalten Sie die gewünschte Produktivitätssteigerung von 15%!“
Hier kommt der Einwand zum Gegenüber zurück, wie beim Bumerang. Jedoch lieferst du hier die entsprechende Lösung gleich mit.
„Ja, diese Sorge kennen wir. Deshalb bieten wir Ihnen die passende Schulung für den reibungslosen Einsatz ab dem ersten Tag.“
Manchmal kommt es zu kleinen emotionalen Ausrutschern, wie zum Beispiel etwas patzige Antworten oder Seitenhiebe. Dazu darfst du gerne schweigen.
„Schweigen oder wahlweise Augenbraue hochziehen.“
Sie ist auch ein klassisches Abschluss-Werkzeug. Sie verhilft zu Bestätigung oder Ablehnung und ist damit die Basis für eine alternative Entscheidung.
„Was fehlt Ihnen noch, damit das Gesamtpaket stimmt?“
In Anlehnung an Team Unger – Mehrverkaufstraining.
Hier noch ein paar Beispiele aus Mitarbeitergesprächen.
Jetzt bist du wieder dran!
Notiere die 10 mögliche Argumente, die deine Gesprächspartner*innen vorbringen könnten. Nutze dazu auch gerne deine Aufzeichnungen aus dem Bereich „Verhandlung“.
Mit welchen Methoden möchtest du auf Einwände reagieren? Nutze gerne das Handout, um deine Punkte festzuhalten.
Worst Case Szenario
Es gibt Gespräche, die sorgen für einen Knoten im Bauch – trotzdem müssen sie geführt werden.
Die gute Nachricht: Wir haben eine Übung für euch, die relativ schnell und einfach ist, sich auf fast jede Situation anwenden lässt und eben diesen Knoten zumnidest etwas locken kann.
Was ist das Schlimmste, was passieren kann?
Ausgehend von den Gedanken schau einmal ganz analytisch auf deine Ängste. Alles Weitere findest du im Handout, das du dir runterladen kannst.
Übrigens: Je nach Person und Situation kannst du deine Sorgen auch offen kommunizieren – häufig trägt dies ebenfalls zur Klärung einer Situation bei.
Wir sind gespannt auf deine Erfahrungen dazu!
Doublebinds - was ist das und wie kann ich damit umgehen?
Wenn euer Gegenüber “Ja” sagt und “Nein” meint, dann handelt es sich um einen sog. Doublebind. Beispiel: Die Kolleg*in ist nicht einverstanden, dass ihr Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt macht, sagt jedoch “Ja”. Mimik und Gestik signalisieren jedoch deutlich, dass sie es nicht gern und mit großer Anstrengung tut. Kennst ihr das? Ihr könnt mit den Doublebinds verschieden umgehen – je nach Situation und Person:
- Bemerke die “Zwickmühle”
- Distanz wahren
Spiegeln (“Wenn du so guckst, dann glaub ich dir kein Wort…”) - Meta-Kommunikation (Widerspruch aufdecken: “Du sagst “Ja”, doch deine Signale sind anders”)
- Paradoxe Intervention (“Ich glaube, du wirst in Arbeit ersticken, während ich am Strand liege…”)
- Humor hilft 🙂
Umgang mit Störungen
Probiert mal neue Gesprächsstrategien in eingefahrenen Mustern aus. Ladet euch dafür das Handout herunter und probiert im nächsten herausfordernden Gespräch das Aktive Zuhören mit einfachen Strategien.
Wir freuen uns auf eure Berichte!
Das war Modul 5 - hier nochmal die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
Du hast…
- … dir das Bild aus dem Workshop zum Beispiel wieder vor Augen geführt.
- … einen Ausflug zum Thema Kommunikation in Verhandlungen gemacht.
- … eine Möglichkeit kennengelernt, dich auf schwierige Gespräche einzustellen.
- … Hilfen im Umgang mit unklarer Kommunikation oder Störungen an die Hand bekommen.
Was noch fehlt? Welches (Kommunikations-)Tool nutze ich in welchem Zusammenhang?
Besuche dazu euer Miro-Board mit dem Bild aus dem letzten Workshop „Wald vor lauter Bäumen nicht sehen“, suche dir 2-3 Stakeholder-Gruppen aus und halte auf dem Board fest:
- In welcher Situation triffst du auf die Person (aus Sicht deiner Rolle als PEP)?
- Welche Themen/ Punkte berühren euch?
- Welche Tools könnten in der Kommunikation mit diesem Stakeholder hilfreich sein?